帳目核數涉及簽署文件

公司負責人(老闆,董事)在落實開展審計工作前、
審核(核數)過程中及完成審計報告時簽署不同文件。
客戶經常關心所簽文件所為何事,是否有需要(必需),
目的何去,可否不簽及其影響。

下述我們常遇見客戶要簽署的文件: 

文件

說明

影響

審計工作開始前

審計費報價單

  • 一般核數報價單明確列明審計業務所用之會計準則和工作項目。
  • 只有客戶簽署及在報價單有效期前交回才作實。

業務約定書

  • 基本上是按照香港會計師公會指定的格式修訂而來。
     
  • 會計師事務所與審計客戶約定審核財務報表所用之會計準則和明白彼此責任。
     
  • 須於開展審計工作前簽署。           
  • 明確公司董事及核數師各自的職責、工作方式和範圍。

委任
稅務代表函

  • 由客戶發信予香港稅局委任事務所相關之秘書公司擔任該公司(客戶)之稅務代表。
  • 委任稅務代表後才可根據稅局的慣例申請延期呈交報稅表。      

銀行確認函

  • 由客戶按與銀行正常簽署樣式來授權銀行,就年結日該客戶之全面戶口結餘及狀況直接發函予核數師。
  • 銀行核實銀行戶口狀況後,其成為重要審計證據。

往來賬對賬函

  • 以客戶公司名義向其客戶和供應商發出於年結日結欠或結餘之對賬函。
     
  • 此對賬函必須由客戶董事或主管會計簽署並交核數師,處理後由核數師發出。
  • 如客戶對個別賬戶(常見為應付賬)拒絕簽批及發出對賬單,可能已構成限制審計範圍而令核數師對財務報表
    持保留意見。

審計工作完成後及董事簽署審核報告時

管理陳述書

  • 由董事會和負責公司管治,並由高級財務職員簽署核實之書面陳述。
     
  • 該書面陳述是將審計期間管理層口頭上的陳述予以書面確認。
  • 審計準則(HKAS4B)中規定管理層必須從書面形式確認特定事項。
     
  • 客戶拒絕簽署將導致核數師對財務報表持保留意見。

董事申報書
Directors' declaration

  • 董事就其需要在財務報表中以書面陳述披露事項,如工資、董事薪金、福利,並用作審計證據。
  • 董事的書面申報用作確定董事與公司之間的合約、交易、關連交易、往來戶口是正確及完整披露。
     
  • 董事不簽署有關文件時,基本上核數師亦不能簽署審計報告。